Vous avez trouvé votre stage à Malte ? Félicitations ! Voilà une bonne chose de faite. 😊
Il est vrai que nous ne sommes pas le pays le plus à plaindre en ce qui concerne le Coronavirus. Cependant, il y a de grandes chances pour que votre stage se déroule à domicile si votre secteur d’activité le permet. Dans cet article, nous n’allons pas aborder les modalités des stages en télétravail à Malte, mais nous concentrer sur des questions d’organisation. Quelle méthode d’organisation mettre en place pour réussir son expérience de travail à domicile ? Quels outils et applications utiliser pour optimiser ses activités ? Comment bien communiquer avec ses collègues ? Comment perfectionner son environnement de travail ?
Je vous donne tous mes conseils (et ceux de mes collègues) en tant que stagiaire dans une entreprise digitale 100% en télétravail !
1 - Les différentes méthodes d’organisation
Réussir son expérience en télétravail passe forcément par une bonne méthode d’organisation. Débuter un stage dans une nouvelle entreprise demande un temps d’adaptation. L’adaptation est un peu plus difficile lorsqu’on doit réaliser son stage à la maison. En présentiel, on est boosté par l’organisation générale de l’entreprise. En distanciel, on ne peut pas s’adapter à l’organisation de l’entreprise : il est nécessaire de trouver une organisation qui nous est propre pour être efficace.
On vous présente 3 méthodes d’organisation possibles si votre entreprise vous laisse gérer votre planning de travail à domicile. Testez et choisissez celle qui convient le plus en fonction de vos préférences et de votre stage.
A - La méthode des « To do list »
La méthode des « To Do list » est la plus connue de toutes. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec ce terme, on vous fait un petit topo !
Comme le nom l’indique, cela consiste à s’organiser grâce à des listes de tâches que l’on doit faire. Ces listes peuvent avoir différentes échéances : un après-midi, un jour entier ou une semaine.
Pour être efficaces, les tâches de vos listes doivent être priorisées. Il faut définir (avec l’aide de votre tuteur si besoin) les objectifs les plus importants à faire en premier.
De manière générale, l’organisation peut être facilitée avec l’utilisation de supports/ outils/ applications.
Si vous êtes team « écriture main », il existe de nombreux carnets « To do list ». Vous pouvez aussi utiliser un semainier, un agenda ou simplement un crayon et du papier. Des modèles à imprimer sont disponibles sur Internet.
Si vous êtes team « numérique », beaucoup d’applications peuvent vous servir à faire vos listes. Basiquement, l’application Note de votre téléphone ou aussi l’application Keep de la suite Google.
Ma recommandation : Trello, disponible en application ou/et en ligne.
C’est selon moi l’application idéale pour gérer ses activités, car elle permet de mettre une échéance à ses tâches. Les missions à faire en premier sont donc mises en avant. Il est aussi possible de faire plusieurs listes en fonction de vos activités. De plus, Trello permet de programmer des tâches. Ce qui peut s’avérer très utile pour programmer automatiquement l’apparition dans une de vos listes, un travail qui revient toutes les semaines ou que vous devez commencer plus tard.
Testée et approuvée : c’est mon application chouchoute !
Avantages de l'organisation en "to do list" :
Permet de hiérarchiser ses objectifs
Flexibilité
Inconvénient :
Le principal risque de cette méthode est la dispersion. Travailler un peu sur un projet par-là, puis un peu sur un autre projet par ici… Au final, le danger est de faire de l’à-peu-près et de perdre en efficience.
B - La méthode du block schedule
Inspirée des emplois du temps scolaires, cette méthode pourrait être celle dont la mise en place vous perturberait le moins. Elle consiste à organiser vos journées en créneaux de plusieurs heures pour chaque mission.
On vous conseille grandement d’utiliser un agenda en ligne (agenda Google, Mac ou de votre ordinateur). Ces agendas vous permettront de programmer vos créneaux récurrents entre chaque semaine et d’envoyer des invitations aux collègues avec qui vous devez travailler.
Avantages :
Donne une vision globale de votre semaine.
Peut permettre de travailler plus efficacement : changer d’activité aère l’esprit.
SURTOUT : permet de gérer son temps et de ne pas s’éparpiller (contrairement aux to do list).
Inconvénient :
Cette organisation ne peut pas convenir à tous les types de stages. Par exemple, si vous avez beaucoup de missions en relation client. Votre emploi du temps dépend de leurs disponibilités et cela peut vous empêcher de travailler en créneaux de plusieurs heures sans interruption.
C - La méthode des journées à thèmes
C’est une méthode utilisée par Jack Dorsay le PDG de Twitter. S’il l’utilise, c’est qu’elle doit bien être efficace 😅.
Pour vous expliquer (même si le nom est plutôt clair), cela consiste à organiser ses journées autour d’un thème. Par exemple, dans le contexte d’un stage, cela pourrait être :
Lundi : réaliser toutes les tâches liées aux réseaux sociaux (préparer et programmer les publications de la semaine, faire les visuels…)
Mardi : prospection client
Etc…
Si des domaines nécessitent plus qu’une journée de travail, vous pouvez y consacrer plusieurs journées de votre semaine.
Ici, votre meilleur allié est le semainier !
Avantages :
Permet de travailler en profondeur / longtemps pour atteindre rapidement ses objectifs.
Evite de se disperser sur différentes missions.
Inconvénients :
Perte de flexibilité
Ne convient pas à tous les stages. Par exemple, si les missions inscrites sur votre convention de stage sont relativement similaires ou répétitives, vous ne pourrez pas vous organiser selon différents thèmes.
Pour éviter cela, assurez-vous lors de la signature de votre convention de stage que vos missions correspondent à votre secteur d’étude et soient assez variées pour être intéressantes.
D - Nos conseils !
Bien entendu, l’organisation est une chose propre à chacun et à chaque stage. Après avoir testé toutes ces méthodes et avoir sondé mes collègues stagiaires et non stagiaires ; je peux vous donner LA méthode la plus optimale pour réussir votre stage en télétravail.
→ Mixer les « to do list » et la méthode de « block schedule ».
En effet, on ne vous conseille pas une seule méthode, mais bien deux méthodes combinées. Les « To Do list » priorisées assurent la plus haute efficacité, mais il n’est pas rare que cela entraîne un éparpillement et donc une désorganisation. C’est pour cela qu’il faut les combiner. Une tâche de la liste = un créneau horaire bien défini.
Ce mode d’organisation vous assure efficacité et flexibilité, de quoi réussir au mieux votre stage en télétravail.
2 - Communiquer et optimiser son environnement de travail
A - Comment communiquer avec son entreprise ?
Premièrement, on espère que votre entreprise a mis en place une plateforme de communication instantanée comme Slack par exemple. Si ce n’est pas le cas, vous ne pouvez rien y faire et c’est à vous d’assurer que le lien avec votre tuteur soit maintenu. Vous devez mettre en place des initiatives.
Ce qu’on vous conseille :
Envoyer un mail récapitulatif à votre tuteur chaque vendredi. Cela permet qu’il puisse suivre vos missions et votre travail effectué durant la semaine. De plus, il pourra vous driver sur vos missions de la semaine suivante par retour de mail. S’il ne le fait pas : demandez-le !
Ne pas hésiter à proposer à vos collègues de se rencontrer dans un café pour travailler. Cela ne remplace pas un bureau, mais permettra de vous mettre dans un "mood de travail" si vous avez du mal à vous concentrer. On vous a répertorié les meilleures adresses pour travailler depuis un café à Malte.
Suggérer l’utilisation d’un logiciel de visioconférences comme Zoom, Google Meet ou Teams.
Le plus important est de ne pas hésiter à demander des choses et à contacter ses collègues ou ses supérieurs. La communication est plus lente quand on est chacun chez soi. Dans un bureau, lever la tête et poser une question prend 30 secondes. En télétravail, cela demande plus de temps, mais il ne faut pas s’en priver. Vous êtes stagiaire, donc vous êtes là pour apprendre et vous avez besoin d’un temps d’adaptation : n’hésitez pas !
Maintenir la communication est un élément à ne pas prendre à la légère pour réussir votre expérience. Tout d’abord, pour le suivi de vos tâches et votre organisation. Ensuite, c’est important pour pallier à la perte de lien social qui peut peser sur le moral de chacun.
B - Optimiser son environnement de travail
L’endroit où vous travaillez est important :
Habillez-vous.
Ne restez pas dans votre lit.
Si possible, ne restez pas dans votre chambre pour dissocier votre lieu de détente et de travail.
Installez-vous correctement.
Éloignez-vous de votre téléphone.
Ces conseils peuvent paraître basiques, mais n’en sont pas moins essentiels ! Travailler à la maison va de paire avec un grand nombre de distractions. Il peut être compliqué de se concentrer et de rester focus sur ses objectifs. La seule solution pour pallier au manque de concentration est d’optimiser son environnement de travail, mais aussi, il faut se le dire, faire preuve d’autodiscipline.
Pour finir, il est important de se forcer à sortir et bouger en dehors de vos heures de travail.
Le télétravail entraîne de la sédentarité. De plus, être toujours chez soi veut aussi dire avoir toujours accès à son frigo. Les grignotages peuvent être difficiles à contrôler. Sortez, bougez, allez faire vos courses à pied, visitez tous les recoins de notre belle île maltaise...
C’est important pour votre santé physique mais aussi pour votre santé mentale : cela permet de se défouler, de souffler et de ne pas rester enfermé en permanence entre les mêmes quatre murs. On a de la chance : un grand nombre d’endroits incontournables sont à visiter à Malte 😉.
S’organiser en télétravail est la clé de votre réussite !
Les stages à domicile deviennent la norme avec le coronavirus mais demandent une adaptation de la part des stagiaires et des entreprises. On espère vous avoir aidé et donné des pistes pour apprécier votre expérience en télétravail. Au final, l’organisation et la motivation sont la clé !
Votre lieu de vie est très important dans le cadre d’un stage à domicile, car il sera aussi votre lieu de travail, n’hésitez donc pas à consulter nos offres de logements et colocations.
Rédigé par Mélanie - Team Stage UP